Hazine ve Maliye Bakanlığı'nca, iş süreçlerinde elektronik belge kullanılmasına yönelik çalışmalarda yeni bir adım daha atıldı. Kamu harcama süreçlerinde e-fatura kullanımı için gerekli altyapı tamamlandı.
E-fatura uygulamasıyla kamudan kamuya ve özel sektörden kamuya kesilen faturalar elektronik ortamda ve standart bir formda harcama süreçlerine dahil edilecek.
1 Mart'tan itibaren, kayıtlı yaklaşık 100 bin e-fatura mükellefi, 218 kamu idaresine bağlı yaklaşık 60 bin harcama birimi adına e-fatura gönderebilecek.
Mevcut e-fatura kullanıcılarının kamuya tamamen bu şekilde fatura göndermesi durumunda, merkezi yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin faturaya bağlı harcamalarının yüzde 75'ten fazlası elektronik belge ortamına taşınmış olacak.
Sistemde bulunan elektronik teyitleşme imkanı sayesinde, aboneliğe bağlı ödemeler çerçevesinde kamuya düzenli olarak çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflerin iş süreçlerinin de daha hızlı ve daha az maliyetle yerine getirilmesi sağlanacak.
Yeni uygulamayla mali işlem süreçlerinde otomatik kontrol mekanizmaları işletilebilecek, kamu harcama ve muhasebe süreçleri otomatize edilerek, kamu kaynaklarının etkin ve verimli kullanımıyla ekonomi ve maliye politikalarının belirlenmesinde karar vericilere detaylı veri üretimi sağlanacak.
Bu yolla kağıda dayalı ve ıslak imzalı olarak yürütülen kamu mali süreçlerindeki bürokrasi ve kırtasiyecilik azaltılacak, emek ve zamandan da tasarruf elde edilecek.
ÜLKENİN DİJİTAL DÖNÜŞÜMÜNE KATKI
Kamudaki e-fatura uygulaması, ülkede yerli ve milli yazılım teknolojilerinin gelişimini destekleyerek bu konudaki dışa bağımlılığı azaltmayı hedefleyen Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi Projesi kapsamında hayata geçirildi. Proje kapsamında gerçekleştirilen inovatif çalışmalarda şu ana kadar tamamen açık kaynak kodlu yazılımlar kullanılarak geliştirilen Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi ile Yeni Harcama Yönetim Sistemi merkezi yönetim kapsamındaki kamu idarelerince kullanılmaya başlandı. Kamu mali yönetimi açısından yapısal bir reform niteliğindeki projenin ülkenin dijital dönüşüm sürecine de katkı sağlaması hedefleniyor.
E-FATURA NE DEMEK?
Elektronik ortamda hazırlanan faturalara verilen isimdir. Kağıda basılmayan ve sunucular tarafından alıcı ve satıcıya iletilen e-fatura, ileride tüm firmalar için zorunlu hale getirilecek. Giderek artan e-fatura kullanıcıları arasına girmek için yeterli sebebiniz var aslında. Kurumsal işlemlerinizi daha kolay hale getirmek ve tasarruf etmek istiyorsanız e-fatura uygulamasına geçmelisiniz.
E-FATURA'YA NASIL GEÇİLİR?
E-Faturaya Nasıl Geçilir? Zor ve Masraflı Mıdır?
Bu yazıda e-faturaya nasıl geçilir sorusunun cevabını adım adım herkesin anlayabileceği basit bir dille açıkladık. E-faturaya geçmek ile ilgili merak ettiklerinizi bir güzel derledik, topladık. Sonuna kadar okuyarak merak ettiklerinizin tamamını öğrenin.
E-faturaya nasıl geçilir?
E-fatura ile ilgili en sık merak edilenlerden biri nasıl geçileceğinden önce e-faturaya kimlerin geçebileceği oluyor. Önce o soruyu yanıtlamakta fayda var.
E-faturaya kimler geçebilir?
E-faturaya herkes geçebilir. Evet, fatura kesen bir işletmeniz varsa dilediğiniz zaman e-faturaya geçebilirsiniz. Lütfen bu konuda dolaşan dedikodulara kulak asmayın. Bazen muhasebeciler ve mali müşavirler de yanlış bilgi verebiliyorlar.
E-faturaya geçmek için hiçbir ciro şartı yok. Büyük ya da küçük, hatta yeni kurulmuş ve hiç fatura kesmemiş bir işletme bile e-fatura kullanabilir. Hızlı ve kolay fatura kesip göndermek için ne zaman isterseniz e-faturaya geçebilirsiniz, birazdan okuyacağınız talimatları takip ederek başvurmanız yeterli.
E-faturaya nasıl geçilir?
Gelelim asıl konuya.
E-fatura, eğer Propars kullanıyorsanız çok ucuz, masrafsız ve maliyetsiz bir şey sizin için. E-faturaya Propars’la maliyetsiz olarak nasıl geçileceği birkaç basit adımdan ibaret.
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), e-fatura kullanmak istiyorsanız GİB’den bir adet mali mühür almanızı istiyor. Yani e-faturaya geçmek için ilk yapmanız gereken şey bir mali mühür almak.
Mali mühür nedir?
Mali mühür, e-fatura veya e-arşiv kullanmak için GİB’den alacağınız, firmanıza elektronik yani dijital ( bilgisayar ve internet) ortamda fatura kesme yetkisi verecek bir çeşit sertifika aslında. Mali mührü GİB’den sadece 1 defa alıp e-faturaya ilk geçerken kullanırsınız, daha sonra gerekmez.
Mali mühür almak için GİB‘e başvuru yapmanız ve ücretini ödeyerek mali mühür siparişi vermeniz yeterli. Mali mühüre başvurduğunuz anda GİB’e, “e-faturaya geçmek istiyorum” demiş oluyorsunuz. GİB de verdiğiniz siparişin ardından birkaç günde size mali mührünüzü gönderiyor.
Mali mühüre buraya tıklayarak açılan sayfadan başvuruluyor, formu doldurup ücretini ödeyerek sipariş vermiş oluyorsunuz. Sonra tek yapmanız gereken mali mührünüzün gelmesini beklemek. (2-5 gün arasında geliyor)
Mali mührünüz gelince artık elektronik fatura kesmeye yetkili bir firmasınız demek oluyor. Artık tek yapmanız gereken bir e-fatura hizmet sağlayıcısı bulup e-fatura kullanmaya başlamak. Tabii ki Propars!
Çünkü:
Propars kullanırsanız mali mühür almaktan başka hiçbir maliyet olmadan e-faturaya geçersiniz. Mali mührünüz size geldiği anda, Propars hemen birkaç saatte e-fatura kurulumunuzu yapar ve e-fatura kesmeye başlarsınız.
Propars’la e-faturaya geçerken hiçbir kurulum, aktivasyon, eğitim vb. ek maliyetler yok.
Yani Propars’la e-faturaya geçerseniz, bu işin size birkaç dakika ayırıp çayınızı içerken mali mühür sipariş etmek dışında başka hiçbir maliyeti veya masrafı olmuyor. E-faturaya geçmekle alakalı adımlar bu kadar, işte Propars’la e-faturaya geçmek bu kadar kolay.
E-FATURA SORGULAMA
Türkiye’de 397 sıra no.lu VUK tebliğine ile hayata geçirilen ve 5 Mart 2010 tarihinden itibaren uygulamada olan e-fatura, veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin merkezi bir platform (GİB) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir. E-fatura yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen e-fatura uygulamasında amaç tek format ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem oluşturmaktır. Bunun için yurt dışı uygulamalar incelenerek başarıya ulaşmış e-fatura işleyişleri dikkate alınmış ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından açık kaynak bir standart olan XML tabanlı ticari hayatın tüm süreçlerini içerecek şekilde etiketlemelere sahip olan uluslararası bir standart olan UBL-TR benimsenmiştir.
397 sıra no.lu VUK ile tüzel kişiler sistemden faydalanabilirken 416 sıra no.lu VUK tebliği ile gerçek kişilere de e-fatura uygulmasına dahil olma hakkı tanınmıştır. Uygulmanın yaygınlaştırılması amacıyla “Özel Entegratörlük” müessesi 421 sıra no.lu VUK tebliğinin yayınlanmasıyla genel işleyişe dahil edilmiştir. Yurtdışında e-fatura servis sağlayıcısılığı olarak bilinen özel entegratörlük sayesinde bilgi işlem alt yapısı yeterli olmayan mükelleflerin de uygulamadan kolayca faydalanabilmeleri amaçlanmıştır.
E-FATURA SORGULAMA İÇİN TIKLAYINIZ
Özel Entegrasyon Yöntemi
Faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflere, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısının yetersiz olması halinde teknik yeterliliğe sahip bir özel entegratörün bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkanı sağlanmıştır. Gelir İdaresi Başkanlığından özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemleri kullanarak da e-fatura uygulamasından yararlanabilirsiniz.
Bu durumda mali mührünü ürettiren mükellefler, Başkanlık’tan özel entegrasyon izni almış kurumlara başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. Özel entegrasyon izni için başvuran mükelleflerin testleri devam etmekte olup, testlerini başarı ile tamamlayarak Başkanlık’tan özel entegrasyon izni alan kurumlar "www.efatura.gov.tr" internet adresinden yayınlanmaya başlanmıştır.
E-Fatura Portal Yöntemi
E-Fatura Portal Yöntemi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından "www.efatura.gov.tr" internet adresinden ücretsiz olarak sunulan bir e-fatura uygulaması hizmetidir. e-Fatura Uygulamasını entegrasyon yolu ile kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen e-Fatura Portalı, e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir web uygulamasıdır.
Kullanıcı hesabını aktive eden kullanıcılar e-Fatura Portalına giriş yaparak e-fatura göndermeye ve/veya almaya başlayabilecektir. Bu yöntem ile faturalarınızı GİB Portal üzerinden manuel olarak oluşturabilir veya kendi bilgi işlem sisteminizde Başkanlığın belirlediği formatta oluşturup Portal hesabınıza yükleyebilirsiniz.
Avantajları
Maliyetleriniz azalır. (Kağıt, mürekkep, zarf, postalama, arşivleme ve mutabakat vb.)
Faturalarınızı daha hızlı hazırlarsınız. Zamandan tasarruf etmiş olursunuz.
Faturalarınızın kaybolma riski olmaz.
Tahsilatlarınızı hızlandırırsınız.
İstediğiniz zaman eski faturalarınıza rahatlıkla ulaşabilirsiniz.
Faturalarınız dijital ortamda arşivlenir.
Fatura saklama iş yükü ve maliyetinden kurtulursunuz.
Muhasebe sisteminiz ile entegre edebilirsiniz.
Çevre dostudur.
Müşterilerle ve satıcılarla mutabakat yapmanızı kolaylaştırır.
Bilinmesi Gerekenler
Sisteme bir kez kayıt olduktan sonra, artık kesilecek tüm faturalar mali mühür ile iletilmektedir.
Alınan Mali Mühürlerin 3 Yılda bir yenilenmesi gerekmektedir.
E- Faturaya zorunlu geçen işletmeler, E-deftere de geçmek zorundadır.
E-faturaya geçmemiş firmalara kağıt fatura düzenlenebilir. E-Arşive geçilmesi durumunda bu firmalara da dijital imzalı fatura iletilebilir.
E-Fatura Hangi Yöntemlerle Kesilebilir?
efatura.gov.tr internet adresindeki e-fatura portalı aracılığıyla ücretsiz e-fatura hazırlayabilirsiniz. Manuel olarak internet sitesi üzerinden düzenleme yapabilirsiniz. Bu portal Maliye’nin, sistemi tanıtmak ve yaygınlaştırmak için fatura adedi yüksek olmayan işletmelere sunduğu bir çözümdür.
Maliye tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörlerden biri aracılığıyla e-fatura oluşturabilirsiniz. Entegratör yazılımı ve donanımı ile sizin muhasebe sisteminizden gerekli bilgileri alır ve e-faturaya dönüştürür. Düzenlenen e-faturaları kendi yazılımı ile muhasebe sisteminize aktarır. Ekstra bir entegrasyon yazılımı kullanmanız gerekir.
Firmanızın bilgi işlem sistemini maliye ile entegre ederek kesebilirsiniz. Bu yöntem, fatura adedi yüksek firmalar için uygundur. Muhasebe sisteminde müşteriler için üretilen faturalar özel bir yazılım ve arayüz ile e-faturaya dönüşür. Ayrıca tedarikçilerin e-fatura sistemi üzerinden gönderdiği e-faturalar da aynı yazılım ve arayüz ile muhasebeye aktarılır. Kayıtlar otomatik oluşur. DİA bu yöntemi kullanır. Ayrı bir entegrasyon yazılımı kullanmadan direkt GİB ile haberleşir.
Bu yöntemlerden sadece bir tanesini seçebilirsiniz. İki yöntem aynı anda kullanılamaz.
E-Faturaya Geçmenin Maliyeti Nedir?
E-faturaya geçmek için TÜBİTAK’tan mutlaka mali mühür satın almanız gerekiyor. E-fatura portalini kullanırken ek bir ücret ayırmanıza gerek kalmıyor. Ayda en fazla 500 fatura kesilebilirsiniz. Entegrasyon ve saklama ücreti ile muhasebe yazılımına ek modül maliyeti ve eğitim bedelini karşılamanız gerekir. Bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi yöntemi kullanılacaksa DİA dışındaki diğer yazılımlarda bu maliyet çok yüksek çıkabiliyor. DİA’da ise E-Fatura Portal veya E-Fatura Online modülleri ile farklı alternatifler mevcuttur. Üye lisanslarına göre farklılık gösterebilir.
Hem Kağıt Hem E-fatura Düzenlemek Mümkün Mü?
E-faturaya tabi firmalara e-fatura, e-faturaya tabi olmayan firmalara kağıt ortamında fatura kesmeniz gerekir.
Temel ya da Ticari Fatura Senaryosu Nedir?
E-fatura sistemine geçtikten sonra, e-fatura ile çalışacağınız müşteri ya da tedarikçilerle temel ya da ticari fatura senaryolarından birini seçmeniz gerekiyor. Ticari Fatura Senaryosu’nda müşterinizin 7 gün içinde kabul ya da red vermesi gerekir. Eğer vermezse faturayı kabul etmiş sayılır. Temel faturada bu şekilde bir onay süreci bulunmamaktadır.